Specifieke privacyverklaring voor toepassing Wet Bibob bij HHNK

Ambtenaren in dienst van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK) toetsen in voorkomende gevallen aan de Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur). HHNK past de Wet Bibob toe op vergunningen, subsidies, overheidsopdrachten en vastgoed-/grondtransacties waarbij HHNK partij is. Hierbij gebruiken we persoonsgegevens. We leggen graag uit hoe we dat doen.

Bekijk ook het Privacybeleid en privacyverklaring van HHNK en het Bibob beleid van HHNK.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

We verwerken bij het toepassen van de Wet Bibob alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn onder andere:

naam;
adres;
woonplaats;
land;
postcode;
geboortedatum of leeftijd;
burgerlijke staat;
geslacht;
geboorteplaats;
gegevens over iemands financiële of economische situatie;
door de overheid uitgegeven identificatienummers (ID nr.): BSN;
(kopieën van) identiteitsbewijzen zoals rijbewijs of paspoort;
gegevens waar een bijzondere, wettelijk bepaalde geheimhoudingsplicht op rust;
gegevens die vallen onder een beroepsgeheim;
strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een verbod naar aanleiding van dat gedrag.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

We verwerken gegevens van de betrokkene zelf en van het zakelijke netwerk van betrokkene voor een Bibob-onderzoek. De betrokkene is de aanvrager van een vergunning/subsidie of wederpartij bij een transactie/aanbesteding. Dit kan een natuurlijk persoon of een rechtspersoon zijn. Bij een rechtspersoon loopt het contact doorgaans via de bestuurder die namens de rechtspersoon bevoegd is.

De volgende personen kunnen betrokken worden bij een Bibob-onderzoek: betrokkene, leidinggevende, zeggenschaphebbende, vermogensverschaffer, zakelijk samenwerkingsverbanden, degene die als leidinggevende, beheerder of bedrijfsleider is of zal worden vermeld op de beschikking, degene die gelijke feitelijke invloed heeft of kan hebben op betrokkene. Betrokkene is verplicht om gegevens te verstrekken op basis van de wet Bibob (artikel 7a).

Wie verstrekken de gegevens aan ons?

Betrokkene verstrekt ons gegevens over zichzelf en over opgevraagde gegevens van het netwerk rondom betrokkene. Daarnaast vragen wij gegevens op bij andere overheidsorganisaties en uit openbare bronnen.

Wat is de grondslag en het doel waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken?

De grondslag voor de verwerking is de Wet Bibob en onze publiekrechtelijke taak.

Het doel is uitvoering geven aan de Wet Bibob door antecedentenonderzoek te doen. Denk hierbij aan informatie over justitiële gegevens, belastingdienst gegevens of Bibob-gegevens. De Wet Bibob is van toepassing op bepaalde vergunningen, subsidies, overheidsopdrachten en vastgoed-/grondtransacties. Informatie wordt verzameld over natuurlijke en rechtspersonen (inclusief hun zakelijke netwerk) die een vergunning of subsidie aanvragen, dan wel een vastgoed-/grondtransactie met HHNK aangaan of gegadigde zijn in een aanbestedingsprocedure. HHNK past de Wet Bibob toe om te voorkomen dat criminaliteit wordt gefaciliteerd en om de belangen van bonafide ondernemers te beschermen. Als uit onderzoek blijkt dat de aanvrager van een vergunning/subsidie of wederpartij bij een transactie/aanbesteding verdacht wordt van betrokkenheid bij criminele activiteiten, zal HHNK de gevraagde vergunning/subsidie niet afgeven (of indien reeds verleend intrekken) dan wel de transactie niet uitvoeren/aanbesteding niet gunnen. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen.

Gegevens delen met derden

Wij delen uw gegevens in lijn met artikel 28 Wet Bibob. Daarbij kunt u denken aan het volgende:

Wij schakelen derden in voor de uitvoering van IT-diensten. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel. Met deze partijen hebben wij afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens.
Alleen medewerkers die daartoe bevoegd zijn krijgen toegang tot gegevens. Zij mogen alleen die gegevens inzien die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen.
Wij kunnen uw gegevens in het kader van de Wet Bibob en ter bescherming van de integriteit van overheden doorgeven aan andere overheidsinstanties, zoals Politie, het Landelijk Bureau Bibob, de Belastingdienst en het Openbaar Ministerie.

Gegevensverwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij verwerken uw gegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of delen uw gegevens niet met (rechts)personen buiten de EER, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. In dat geval treffen wij aanvullende waarborgen in lijn met hoofdstuk V van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Bewaartermijn

We bewaren de persoonsgegevens en het Bibob-dossier maximaal vijf jaar voor afgehandelde Bibob-onderzoeken. Bij uitzondering verlengen we deze termijn tot maximaal tien jaar. Zie hiervoor het Bibob beleid van HHNK. Voor afgebroken Bibob-onderzoeken is de bewaartermijn één jaar.

Uw rechten

Uw rechten in de Wet Bibob en de AVG:

weten welke persoonsgegevens we vastleggen en met wie wij deze delen;
van uw rechten in de AVG gebruik maken;
de gegevens die wij van u verwerken, inzien;
uw persoonsgegevens aanvullen en/of verbeteren;
uw eigen persoonsgegevens laten verwijderen (onder voorwaarden);
de verwerking van uw persoonsgegevens laten verminderen (onder voorwaarden worden uw gegevens dan alleen met uw toestemming verwerkt);
bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens intrekken;
een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens). Lees meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt van deze rechten gebruik maken door uw persoonsgegevens op te vragen, te laten aanpassen of verwijderen. Daarvoor kunt u hier een AVG-verzoek indienen.

Uw veiligheid

Wij proberen te voorkomen dat iemand die daar geen recht voor heeft:

toegang krijgt tot uw gegevens;
uw gegevens kan veranderen;
uw gegevens openbaar kan maken.

Dit doen wij door bijvoorbeeld:

persoonsgegevens te versleutelen;
de toegang tot computersystemen te controleren;
de toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben;
documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.

Deze maatregelen vallen onder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) waaraan wij moeten voldoen.

Functionaris gegevensbescherming

Wij hebben een onafhankelijke functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze adviseert en controleert ons bij de verwerking van persoonsgegevens. Onze functionaris gegevensbescherming is op drie manieren te bereiken: via ons algemene telefoonnummer 072 5828282, via het e-mailadres fg@hhnk.nl of schriftelijk (HHNK, t.a.v. functionaris gegevensbescherming, Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard).

Contactgegevens

Op de pagina Contact vindt u ons telefoonnummer en onze adresgegevens.