De beslissing om tot mediation over te gaan wordt voorafgegaan door een vooronderzoek. Na ontvangst van een bezwaar- of klaagschrift beoordeelt een medewerkster van het Team Mediation (hierna: de mediationsecretaris) of een andere oplossing mogelijk is dan procederen. De praktijk elders heeft geleerd dat dit actieve vooronderzoek in een groot aantal gevallen (40-50%) tot een informele afdoening van het conflict kan leiden.
In het vooronderzoek benadert de mediationsecretaris binnen drie werkdagen telefonisch de indiener en poogt te achterhalen waar het de bezwaarmaker/klager werkelijk om gaat en of er onderhandelingsruimte is en bereidheid om te zoeken naar een oplossing in het wederzijdse belang.
Vervolgens wordt het hoogheemraadschap benaderd om na te gaan waar het bezwaarschrift over gaat en of het wellicht geschikt is voor bemiddeling of mediation.
De mediationsecretaris benadert vervolgens weer de indiener. Als het hoogheemraadschap heeft aangegeven dat mediation of bemiddeling niet mogelijk is, informeert de mediationsecretaris de indiener over het vervolg van de bezwaren- of klachtenprocedure. Als het hoogheemraadschap van oordeel is dat bemiddeling of mediation gewenst is, maakt de mediationsecretaris hierover afspraken met de indiener. De bemiddeling kan zowel mét als zonder begeleiding van een medewerker van het Team Mediation plaatsvinden.
Indien voor bemiddeling of mediation wordt gekozen, zorgt de bezwaren- of klachtensecretaris ervoor dat de bezwaren- of klachtenprocedure wordt opgeschort.
Indien wordt gekozen voor mediation, kiest de indiener in overleg met de mediationsecretaris een mediator en maakt werkafspraken. De mediationsecretaris legt deze afspraken vast in de zogenaamde mediationovereenkomst. De mediation vindt vervolgens plaats volgens de regels die daarvoor zijn opgesteld door het Nederlands Mediation Instituut (NMI). Om de kwaliteit te waarborgen wordt uitsluitend gewerkt met mediators die bij het NMI zijn geregistreerd.
Partijen komen na ondertekening van de mediationovereenkomst één of meer keren bijeen om hun geschilpunten op een rij te zetten. Het gaat daarbij niet alleen om de feiten, maar met name om de gevoelens en achterliggende belangen die aan de orde zijn. De mediator helpt partijen vervolgens hun eigen doelen, oplossingen en opties te verhelderen en de standpunten en belangen van de andere partij beter te begrijpen. Zo wordt voor partijen duidelijker welke beslissingen zij zelf kunnen nemen en in welke richting de mogelijke oplossingen te vinden zijn.
Slaagt de mediation, dan leggen partijen de bereikte overeenstemming en gemaakte afspraken vast in de zogenaamde vaststellingsovereenkomst. De vaststellingsovereenkomst kan niet worden gelijkgesteld met een publiekrechtelijk besluit. Indien in de mediation wordt geconcludeerd dat de bestreden beslissing of gedraging geheel of gedeeltelijk onjuist is geweest, houdt de overeenkomst daarom de verplichting in voor het betrokken bestuursorgaan om tot reparerende besluitvorming over te gaan.
Indien de mediation geen resultaat oplevert, kan de bezwaren- of klachtenprocedure worden gestart.
Voor meer informatie kunt u een mail sturen naar: mediation@hhnk.nl
